المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات 2025

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها موظف إدخال البيانات وهي من الأشياء التي يبحث عنها أي شخص دخل مجال إدخال البيانات أو يفكر جدياً في مهنة حيث أن وظيفة إدخال البيانات هي وظيفة شائعة جداً وقد زاد الطلب عليها مع انتشار العمل عن بعد بسبب وباء كورونا الجديد. ولا مصلحة موقع مرجعي تزويد القارئ بكل ما يحتاج لمعرفته حول مختلف أنواع العلوم والأعمال المختلفة، في هذا المقال نقدم لك معلومات شاملة عن وظيفة مدخل البيانات، بالإضافة إلى سرد المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها ويضعها مدخل البيانات على سيرته الذاتية.

تعريف إدخال البيانات

إدخال البيانات هي مهمة يقوم فيها الموظفون بإضافة البيانات الإلكترونية والتحقق منها وتحريرها. تحتاج العديد من الشركات إلى أشخاص لتدوين ملاحظات الاجتماعات وإضافة البيانات الأولية إلى قواعد البيانات وإضافة أرقام المبيعات إلى التنسيقات الإلكترونية عدة مرات في يوم العمل. تتطلب مهمة إدخال البيانات العمل مع أنواع مختلفة من البيانات الإلكترونية وأجهزة التحكم التي يستخدمها المحترفون لإدخال البيانات وتحريرها، مثل لوحة المفاتيح. (1)

بالنسبة للوظائف في هذا التخصص هناك عدة طرق للدفع. إذا بدأت العمل في هذه الوظيفة، فقد يتم الدفع لك لكل مشروع، أو لكل ضغطة مفتاح في الدقيقة، أو لكل ضغطة مفتاح لكل كلمة، أو لكل ضغطة مفتاح في الساعة، أو لكل ساعة. يعتمد معدل إدخال البيانات عادة على سرعة كتابتك، حيث من المرجح أن يجني الطابعون السريعون المزيد من المال في هذه الوظيفة. (1)

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها موظف إدخال البيانات

هناك مجموعة واسعة جدًا من المهارات التي يجب على عامل إدخال البيانات اكتسابها إذا أراد استخدام هذه الوظيفة كوظيفته الأساسية. نقدم لك المجموعة التالية من أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها موظف إدخال البيانات: (2)

• مهارات في الكتابة والنسخ.
• مهارات الكمبيوتر والتقنية (بما في ذلك المعرفة بالبرامج المختلفة).
• القدرات التنظيمية وإدارة الوقت.
• المهارات الإدارية.
• مهارات الاتصال: التواصل الكتابي والشفوي.
• مهارات خدمة العملاء.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• تعدد المهام.
• السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل.
• مهارات العمل الجماعي.
• مهارات وآداب التعامل مع الهاتف.
• مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التعامل مع الآخرين
• الموقف الإيجابي عند العمل تحت الضغط.
• إتقان اللغة الإنجليزية.
• التركيز على التفاصيل.
• تعامل مع عناصر ومهام إدخال البيانات بعناية.

أنظر أيضا: بحث في المهارات الشخصية والاجتماعية

برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يكون لها مدخل بيانات

تتطلب جميع الوظائف مستوى معينًا من المهارة، وهو ما لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التدريب والممارسة والعمل الدوري على تطوير الذات والمهارات الشخصية. ونسرد لكم المجموعة التالية من برامج التطوير الذاتي التي يجب على مدخل البيانات الحصول عليها، مع تفاصيل كافية ستفيدكم في هذا المجال:

سرعة الكتابة

كلما كتبت بشكل أسرع، زادت الأموال التي تجنيها وإنجاز المزيد من العمل؛ ولهذا السبب يفضل بعض أصحاب العمل الموظفين الذين يقومون بإدخال البيانات بسرعة كتابة تتراوح من 30 إلى 40 كلمة في الدقيقة. لذا فمن الحكمة استثمار الوقت في تحسين مهاراتك في الكتابة. ندرج أدناه بعض الأشياء التي يمكن استخدامها لتحسين مهارات الكتابة: (3)

• قم بشراء لوحة مفاتيح مريحة أو كبيرة جدًا.
• تدرب بانتظام على برامج الكتابة عبر الإنترنت.
• ضع أصابعك دائمًا في الصف الأوسط عند الكتابة.
• خذ فترات راحة منتظمة.
• اكتفي ببضعة أسطر من الكلمات وتدرب عليها حتى تتقنها أولًا.
• ركز على الدقة والمسافات الصحيحة وموضع الإصبع وعلامات الترقيم.

التخطيط الجيد للأنشطة اليومية

يتناسب أداء إدخال البيانات بشكل مباشر مع مدى فعالية إدارة يومك أو وقتك، لذا فإن التخطيط السيئ أو عدم وجود جدول زمني محدد يمكن أن يؤدي إلى تأخر الطلبات وسوء خدمة العملاء وانخفاض الإنتاجية. نقدم أدناه نظرة عامة على الأفكار لتحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات بدوام كامل: (3)

• قم بإعداد قائمة المهام: لديك بالفعل ما يكفي من المهام لهذا الأسبوع. أنشئ قائمة مهام تتضمن أهداف العمل اليوم وراقب تقدمك بانتظام. تتيح لك هذه التقنية إكمال مهام إدخال البيانات بشكل أسرع.
• ساعات العمل الثابتة: على عكس الوظائف العادية بدوام كامل من 9 إلى 5، يعتمد نجاح العمل من المنزل كليًا على قراراتك، ومن المفيد أن تحافظ على ساعات عمل صارمة لتحسين الانضباط والإنتاجية.
• فترات الراحة المعتدلة: عندما تعمل على مهمة إدخال بيانات عاجلة، يكون من المغري تخطي فترات الراحة، وغياب الزملاء لا يترك مجالًا للمقاطعة، لكن عدم أخذ فترات راحة يؤدي إلى الإرهاق، وهو ما يضر بصحتك وأدائك على المدى الطويل.

التركيز والتخلص من الانحرافات

عندما تعمل من المنزل بدوام كامل، هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تعطل تركيزك بسهولة، والتعرف على هذه الانحرافات هو الخطوة الأولى لإبقائها بعيدًا. فيما يلي بعض الأفكار التي يمكن أن تساعدك في التعامل مع عوامل التشتيت في العمل: (3)

• إدارة الأجهزة المحمولة: يمكن أن يؤثر إشعار البريد الإلكتروني أو الرسالة النصية على اهتمامك بالتفاصيل؛ لذلك، يُنصح بإبعاد أجهزتك المحمولة والاحتفاظ بها فقط أثناء فترات الراحة.
• استخدام الموقتات: يعد الانضباط عاملاً أساسيًا في تحسين أداء إدخال البيانات لديك؛ بدون قيود، من السهل التحقق باستمرار من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو التمرير عبر خلاصات الفيديو أثناء وجودك في العمل، لذا قم بجدولة فترات لأخذ قسط من الراحة أو الابتعاد عن المكتب.
• خذ الزي الرسمي للعمل: غالبًا ما يجد العاملون عن بعد أنه من الأفضل البقاء في ملابس النوم أو ملابس النوم الأخرى طوال اليوم، لكن هذه الملابس غير الرسمية توفر مستوى من الراحة من المحتمل أن يؤثر على تركيزك، لذا من الجيد الاستحمام وارتداء ملابس العمل.

أنظر أيضا: أسئلة الذكاء في المقابلات الشخصية وإجاباتها النموذجية

البرامج المستخدمة لإدخال البيانات

يعتمد إدخال البيانات على مجموعة من البرامج الخاصة التي تتيح إدخال البيانات بسهولة وسرعة، بدلاً من اللجوء إلى البرامج التقليدية التي تستغرق وقتاً أطول وتتطلب جهداً أكبر. ومن البرامج المستخدمة لإدخال البيانات ما يلي: (4)

• إنفينيتي: برنامج إدخال البيانات الأكثر سهولة للاحتفاظ بجميع بياناتك في مكان مركزي واحد. يمنحك هذا البرنامج الحرية في تخصيص النظام بأكمله ليناسب احتياجات عملك وتحقيق أقصى استفادة منه بطريقة مرنة للغاية.
• نماذج زوهو: إنه أفضل تطبيق لإدخال البيانات للفرق المتنقلة والذي يساعدك على إدارة بياناتك دون أي متاعب. ويجعل جميع العمليات أسهل من خلال السماح لك بإعداد إشعارات البريد الإلكتروني أو إنشاء نماذج الويب أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة بياناتك.
• نقطة الدخول i4: إنه تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات ويقدم مجموعة من الميزات المفيدة بما في ذلك التحقق من صحة البيانات واكتشاف الاختصارات ونقل البيانات وتحويل المكتبة وإدخال الصور.
• فوكستروت RPA: إنه برنامج رائع لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال. فهو يمكّن المؤسسات من أتمتة المهام الشاقة بشكل أكثر كفاءة وسرعة، كما تتيح ميزة السحب والإفلات سهلة الاستخدام للمستخدمين تبسيط إدارة العمليات على مستوى المؤسسة.
• اكتب الشكل: إنه البرنامج الأكثر سهولة في الاستخدام لإدخال البيانات تلقائيًا وهو الحل الأمثل لجميع الشركات التي تهتم بالطريقة التي يختبر بها العملاء علامتهم التجارية. فهو يسمح لك بمشاركة المعلومات من خلال الاستطلاعات والنماذج بطريقة ممتعة ومثيرة، ويتكامل مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp وGoogle Sheets وSalesforce وغيرها.
• نماذج برونتو: إنه تطبيق رائد لإدخال البيانات للنماذج المحمولة. إحدى أفضل ميزات هذا البرنامج هي قدرته على جمع النماذج والمستندات وإدارتها من أي مكان. يمكن للمستخدمين اختيار أحد القوالب المعدة مسبقًا من مكتبة النماذج، والتي تتضمن كل شيء بدءًا من تسجيلات الأحداث وحتى أوامر التسليم. يمكنهم أيضًا إنشاء القوالب الخاصة بهم.

واجبات ومسؤوليات إدخال البيانات

هناك العديد من وظائف إدخال البيانات ولا تقتصر على الكتابة فقط، ولكن يتضمن الوصف الوظيفي النموذجي لإدخال البيانات المسؤوليات التالية:(5)

• إعداد وفرز المستندات لإدخال البيانات.
• إدخال البيانات في برنامج قاعدة البيانات والتحقق منها للتأكد من دقة البيانات المدخلة.
• حل التناقضات في المعلومات والحصول على مزيد من المعلومات حول المستندات غير المكتملة.
• عمل نسخ احتياطية للبيانات كجزء من خطة الطوارئ.
• الرد على طلبات المعلومات من الأعضاء المعتمدين.
• اختبار أنظمة قواعد البيانات الجديدة وتحديثات البرامج.

مواصفات إدخال البيانات

تشمل مسؤوليات مشغل إدخال البيانات جمع البيانات وإدخالها في قواعد البيانات والاحتفاظ بسجلات دقيقة للمعلومات التجارية القيمة. سيكون لدى الشخص المثالي لإدخال البيانات مهارات إدخال البيانات الأساسية؛ يحب: (6)

• أكتب بسرعة، مع الاهتمام بالتفاصيل.
• – على دراية بجداول البيانات والنماذج عبر الإنترنت.
• يعمل مع فريق البيانات ومدير البيانات.
• تعتبر الخبرة كموظف إدخال بيانات أو منصب مماثل ميزة.
• إدخال معلومات العميل والحساب من المستندات المصدر في الوقت المناسب.
• يجمع المعلومات ويتحقق منها ويفرزها.
• التحقق من البيانات بحثًا عن أوجه القصور أو الأخطاء، وتصحيح أي تناقضات وفحص المخرجات.

إلى هنا وصلنا إلى خاتمة هذا المقال وأدرجناه لك المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها موظف إدخال البيانات باختصار، سيساعدك على تطوير نفسك للتقدم في مسيرتك المهنية في مجال إدخال البيانات، بل أيضًا في تعريف إدخال البيانات وسرد مواصفاتها الرئيسية والبرامج التي يمكن أن تساعد فيها.