صفات السكرتير الناجح – 2025

صفات السكرتير الناجحليس من المبالغة القول إن السكرتير الجيد هو أداة لنمو الشركة بأكملها، حيث أن هذه الوظيفة هي حلقة الوصل الرئيسية بين الإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس، وبين فريق العمل والإدارة. الموظفين، وهي على دراية بوجهات النظر المتعلقة بثقافة الشركة وتوجهها المستقبلي، وهي أيضًا مهمة عامة في جميع المجالات تقريبًا، بما في ذلك المجالات الاقتصادية والسياسية والفنية والتجارية، ويتم تقييم أهميتها موقع مرجعي أهم صفات السكرتير الناجح.

ما هو دور وواجبات السكرتير؟

تتمثل الواجبات الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري -كما يطلق عليه- في تسهيل التواصل داخل مكتب الإدارة والتفاعل الميداني مع الموظفين والجمهور، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات وتحديد أولويات المهام وتقديم الدعم الشخصي للموظفين وأيضا الإجابة على الأسئلة . وتحويل المكالمات الهاتفية، وبما أنها وظيفة تحتاج إلى مهارات متنوعة، شخصية وعملية. يجب أن يكون السكرتير موظفاً جديراً وله خبرة واسعة في مجاله.(1)

صفات السكرتير الناجح

يتميز السكرتير الناجح في عمله بعدد من الصفات المهنية والشخصية التي تتيح له تلبية متطلبات الوظيفة المتعددة المهام، خاصة أن هذا هو النوع الذي يجب أن يراقب باستمرار المتطلبات الطارئة المتعلقة بالعمل والموظفين وفيما يلي أبرزها: صفات السكرتير الناجح :

تنظيم دقيق

من الضروري أن يتمكن السكرتير من تطبيق نظام دقيق فيما يتعلق بالمهام اليومية الرئيسية والثانوية، كما يعرف السكرتير ذو الخبرة كيفية إنشاء أنظمة جيدة وبسيطة لضمان وجود نظام دقيق يوفر الوقت والجهد اللازم لإتمام العمل. مهمة. سواء كان ذلك على الورق أو عبر الكمبيوتر، فإن التنظيم مهم للغاية، خاصة عند تخطيط المواعيد أو إدارة جداول أعمال المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.

احتفظ بملاحظات دقيقة

أثناء الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية، تظهر دائمًا معلومات مهمة للشركة ومدير الأعمال، ويعرف السكرتير الناجح كيف يحتفظ بملاحظات تفصيلية حول ما يحدث حتى يمكن مراجعتها لاحقًا دون نسيانها. هذه التفاصيل هي تخطيط محدد. اقتراحات بخصوص الشركة، معلومات عاجلة للإدارة، الخ.

أن يمتلك مهارات التواصل

يقال أن السكرتير الناجح هو بوابة الشركة والناطق بلسانها. ولذلك، يجب أن يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، والقدرة على صياغة رسائل بريد إلكتروني موجزة. والاتصالات الهاتفية.(2)

إدارة وحل المشاكل

في كثير من الأحيان يتعرض السكرتير بشكل خاص لعبء العمل الناتج عن ظهور المشاكل، سواء كانت تتعلق بقضايا إدارية عاجلة أو تلك المتعلقة بموظفي الشركة أو العملاء. لذلك يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشكلات وتوجيهها بشكل هادف من تسهيل تعامل الإدارة مع هذه المشكلات. هناك مشاكل تتطلب تحديد مواعيد طارئة. أو يمكنك التواصل مع من لديهم المشكلة مباشرة.

القدرة على الكتابة

قد تبدو هذه صفة بديهية، لكنها صفة ضرورية للغاية بالنسبة للأمانة. يجب أن يتميز السكرتير الجيد بمهارات كتابية ذات قدرة لغوية كبيرة، تتيح له إدارة الألفاظ والمعاني والالتزام بالقواعد اللغوية التي تؤكد ذلك. جودة الشركة، بالإضافة إلى أنه يستطيع الكتابة بسرعة. لأن معظم واجباته تتضمن هذه المهارة المتعلقة بكتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني ومراجعة العقود وما إلى ذلك.(3)

توقع حالات الطوارئ

يتميز السكرتير الناجح بمهارته في توقع ما قد تكون هناك حاجة ماسة إليه في المستقبل، حتى لا يحدث نقص مفاجئ في أحد الموارد أو الأعمال مما يسبب خسائر كبيرة. ولعل هذه المهارة هي التي تظهر خبرة السكرتير في إدارة واجباته ومراقبة العمل باستمرار.

لديهم المهارات التقنية

خاصة في هذا العصر، يجب أن يتمتع السكرتير بقدر لا بأس به من المهارات التقنية الأساسية مثل التعامل مع برامج Microsoft Office، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض المهن السكرتارية معرفة سطحية أو قوية ببرامج Adobe، بالإضافة إلى القدرة على التصفح وإجراء الدراسات. يٌطعم. من مصادر موثوقة.

إقرأ أيضاً: التخصصات الأكثر طلباً في السعودية 2030

ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية؟

وظيفة السكرتير ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها، بل يمكن اعتبارها وظيفة مشتركة بين معظم المهن، وخاصة تلك المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في مجالات التعليم والاقتصاد والهندسة وغيرها، وبالتالي فهي وظيفة تأتي درجة السكرتير بعد التخصص الوظيفي، وهي تعتبر درجة مهنية يمكن تطويرها إلى مساعد إداري أو منسق إداري أو مساعد تنفيذي، ويمكن أيضًا أن تصبح مدير مكتب. ومع تزايد أهمية هذه المهنة، أصبحت تخصصاً دراسياً مرتبطاً بها تحديداً في المعاهد والجامعات.

إقرأ أيضاً: كيف أعرف الدراسة الجامعية التي تناسبني؟

أنواع مهن السكرتارية

تولي الشركات ومؤسسات الأعمال أهمية كبيرة لوظيفة السكرتير نظرا لأهمية منصبه الذي يعتبر أيضا حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء. السكرتير الناجح له أثر كبير في زيادة الإنتاجية وتحسين البيئة الإيجابية داخل الشركة من خلال إدارة الوقت والمواعيد وتنظيم المهام والميزانيات. هناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج تحت مهنة السكرتير:(4)

• السكرتير التنفيذي: ويعرف أيضًا كمساعد إداري أو تنفيذي، ومن أبرز واجباته العمل الإداري والتنظيمي وتنظيم المواعيد والمكالمات الهاتفية وكتابة التقارير وتوجيه الموظفين كممثل للإدارة، وهي من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا. .
• سكرتير المكتب: تعتبر هذه الوظيفة أيضًا من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وتتضمن استخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف، وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية لأصحاب العمل.
• السكرتير القانوني: ويبرز هذا النوع في شركات المحاسبة القانونية أو القانونية، وتشمل واجبات السكرتير المهام الإدارية، وإعداد التقارير والمستندات القانونية، وإعدادها لعرضها على المحكمة أو العملاء.
• السكرتير الطبي: يوجد هذا النوع في المؤسسات الطبية مثل المستشفيات والعيادات، وتشمل واجبات السكرتير الرئيسية تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات استكمال النماذج والسجلات الطبية.

المهارات الأساسية للسكرتير الناجح

يجب أن يتمتع السكرتير بعدد من المهارات الأساسية التي تجعله متميزاً في منصبه وقادراً على تلبية متطلبات تلك المهنة بكفاءة. وفيما يلي أبرز المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاجها السكرتير الناجح:(5)

• التواصل الشفهي والكتابي.
• المهارات الفنية وبرامج الحاسب الآلي.
• المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
• التفاوض بفعالية.
• المرونة والقدرة على التكيف.
• حل المشكلة.

كيف تصبح سكرتيرة ناجحة؟

لا شك أن بناء أساس قوي للعمل الناجح يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يستطيع القيام بالمهام المختلفة المذكورة سابقاً بدقة، بالإضافة إلى صفة ضرورية وهي الصدق والموثوقية، إذ… السكرتير هو تعتبر البوابة الرئيسية للمعلومات التي تصل إلى الإدارة وصاحب العمل، وهناك خصائص أخرى مهمة مثل تطوير الخطط التنظيمية للشركة ومهارات حل المشكلات. المهارة المهمة جداً هي التطوير والتعلم المستمر ومتابعة كل ما يحدث في الشركة، حتى لو تطلب الأمر تعلم مهارة تقنية أو فنية.

إقرأ أيضاً: هل لتخصص إدارة المكاتب مستقبل؟

وهذا يقودنا إلى نهاية مقالتنا صفات السكرتير الناجحوقد تناولنا معكم تعريف هذه المهنة وأهميتها وأهم الصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح، ثم انتقلنا إلى عرض مختصر للمسار الوظيفي وأنواع العاملين في مجال السكرتارية ومهاراتهم اللازمة.