وفي نهاية محضر الاجتماع يكتب: وتعتبر من أهم المهارات الأساسية المطلوبة للوظائف، حيث تتمثل في سلسلة من الملاحظات المسجلة خلال الاجتماع، والتي تسلط الضوء على أهم القضايا التي تمت مناقشتها وتقديم المقترحات المناسبة والتصويت عليها. يتم عرض أهمية هذه المقالة موقع مرجعي وتقدم السطور التالية مقدمة كاملة لجميع المعلومات المتعلقة بالمحضر. كما يورد أهم الأمور والنصائح التي يجب معرفتها عند كتابة المحضر بشكل صحيح.
محضر الاجتماع
يتم تدوين الملاحظات عن المناقشات والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات، الرسمية وغير الرسمية. يتم تدوين محضر للمناقشة للرجوع إليه مستقبلاً، وأهمها تاريخ انعقاد الاجتماع، وأسماء الحاضرين والغائبين، وقبول محضر الاجتماع السابق أو تعديله، بالإضافة إلى ومعرفة القرارات المتخذة بشأن كل قضية. جدول الأعمال، مثل الأنشطة التي تم تنفيذها أو المتفق عليها، وما إلى ذلك.(1)
وفي نهاية محضر الاجتماع يكتب:
تعد كتابة المحاضر من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف لأنها تمثل وثيقة تسجل النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع سواء بالصوت والصورة أو التسجيل الصوتي أو الكتابة المباشرة أو تدوين الملاحظات. مكتوبة وموقعة في الزمن الماضي. هناك عدة أمور مهمة يتم كتابتها في نهاية المحضر، منها وقت الانتهاء وتوقيع الحاضرين، بالإضافة إلى تحديد موعد الاجتماع التالي، ونستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هي كما يلي:(2)
- تحديد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور
- تحديد موعد الاجتماع القادم.
أنظر أيضا: ما الفرق بين السجل والتقرير؟
الخطوات المتبعة في كتابة التقرير
إن تسجيل ما حدث بشكل دقيق أثناء المناقشة أثناء الاجتماع هو من أهم الأمور التي يجب مراعاتها أثناء الاجتماعات في المؤسسات أو الشركات. ويرتكز هذا التقرير أيضًا على خمس مراحل رئيسية، وهي:(3)
- مرحلة ما قبل التخطيط.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة كتابة المحضر.
- المرحلة التي يتم فيها مشاركة محضر الاجتماع.
- المرحلة التي يتم فيها الاحتفاظ بالمحاضر لاستخدامها في المستقبل.
ما يجب الانتباه إليه عند كتابة التقرير
هناك بعض الأمور والنصائح المهمة التي يجب الالتزام بها عند كتابة محضر الاجتماع، وهي:(4)
- – كتابة عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إعلام الأعضاء الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- كتابة النقاط الرئيسية والنتائج والتوصيات الواردة خلال الاجتماع.
- اجلس بالقرب من مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
- قم بتضمين اسم وتوقيع الشخص الذي سيقوم بإعداد محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع كاملاً بصيغة الماضي وقم بالتوقيع عليه إذا كان رسميًا.
- المحافظة على سلامة المحاضر أو تسجيل القواعد اللغوية والإملائية، وعدم الإفراط في كتابة الآراء الشخصية.
انظر أيضا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته واختتمه بالتوصيات المناسبة لموضوع الاجتماع
وإلى هنا ينتهي المقال الذي أثار التساؤل وفي نهاية محضر الاجتماع يكتب:وذلك بعد التعريف بمحضر الاجتماع وأبرز المعلومات عنه. كما تم التعرف على أهم الأمور والنصائح المفيدة التي ينبغي معرفتها فيما يتعلق بمحضر الاجتماع عند كتابة المحضر.
