ما الفرق بين السجل والتقرير؟ ؟ عادة ما تخطر على ذهن الإنسان بعض المصطلحات والأسماء، لكنه قد لا يعرف غرضها ومعناها. قد يتشابه مصطلحان في الاسم، لكن في معناهما يعبران عن شيئين مختلفين تمامًا بطريقة ما، ويحتاج إلى معرفة معناهما والتعرف عليهما بطريقة ما. هذه المقالة حول موقع مرجعي من خلال تعليمنا وشرح لنا الفرق بين التقرير وبطاقة التقرير بالإضافة إلى تعريف كل تقرير وشرح مراحل إعداده.
ما الفرق بين السجل والتقرير؟
الفرق بين المحضر والتقرير يكمن في عدة نقاط نوضحها فيما يلي:
- التقرير ما هو إلا أداة إعلامية فقط، حيث يقوم ضابط الأمن بتقديمه إلى رئيسه أو من هو أعلى رتبة، لإبلاغه أو تنبيهه بمعلومات محددة حول مشكلة ما أو حدوث مشكلة معينة. ويمكن أن يكتبه ضابط الشرطة القضائية أو أي شخص آخر، لكن المحضر الرسمي لا يمكن أن يطلق سراحه إلا إذا كان يتمتع بصفة ضابط الشرطة القضائية.
- يمكن أن يكون التقرير شفهيًا فقط، بينما يكون التقرير دائمًا كتابيًا فقط.
- إن نطاق التقرير واسع بما يكفي ليشمل كل ما يمكن أن يحقق فيه من يكتبه، وجمع المعلومات عن الجريمة وإدراج رأي شخصي يعكس رأي كاتبه هو فقط ما يفيد في دليل الجريمة ويكون يقتصر دائمًا على المشاهدة والتسجيل.
- ويعتبر التقرير أداة معلوماتية داخلية، في حين يعتبر التقرير وسيلة رسمية للإثبات. يجب أن تتوفر في التقرير عدد من الشروط ليكون صحيحا، إلا أن التقرير يتمتع بمرونة كبيرة من حيث طريقة الإعداد.
أنظر أيضا: الفرق بين عدم التحديد والمعرفة
ما هو التقرير؟
بعد التعرف على الفرق بين التقرير والتقرير ستتعرف أكثر على ماهية التقرير حيث يتم تعريف التقرير على أنه أحد وسائل الاتصال الرئيسية والتواصل الفعال المستخدم بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة عرض تقديمي مكتوب يتضمن سلسلة يحتوي على بيانات خاصة تتعلق بالموضوع، ويحتوي على اقتراحات وتوصيات تتوافق مع نتائج التحليل، ويتم عرض المشكلات أو القضايا المهمة بحيث يناقشها التقرير ويبين جوانبها بشكل منظم ويعرضها بشكل سلسلة من الاقتراحات المناسبة. وهو يؤدي أربع وظائف مختلفة في نفس الوقت – تعمل جميع الأقسام بشكل صحيح، وتوفر المعلومات، وتوفر التحليل، وتقنع الآخرين باتخاذ الإجراءات.
أنظر أيضا: الفرق بين الإعجاب والحب
مراحل كتابة التقرير
يتبع مراحل كتابة التقرير عدد من الخطوات المحددة للوصول إلى الشكل النهائي للتقرير. مراحل كتابة التقرير هي كما يلي:
- في البداية يقوم كاتب التقرير بصياغة موضوع وسؤال البحث، وهي الخطوة الأولى والأهم بين مراحل كتابة التقرير. إذا لم تكن المشكلة موجودة، فقد تفشل الكتابة. ومن الضروري أن تركز الملاحظات على موضوع أو مشكلة محددة حتى لا يتحول التقرير إلى قصة.
- المرحلة الثانية هي أن يقوم معد التقرير بتوسيع الإطار النظري. قبل البدء في كتابة التقرير عليه أن يتعمق أكثر في المشكلة المطروحة ويستفيد من تجارب المتخصصين والأبحاث السابقة حتى يتمكن من تركيز اهتمامه هناك. والبيان الذي سيتم إثباته في الملاحظات والأدلة المؤيدة للبيان.
- أما المرحلة الثالثة فتحدد نطاق العمل ليشمل موقع المسح أو التحقيق الميداني، والفترة التي تم خلالها المسح، والطرق المستخدمة.
- وبعد الانتهاء من المراحل النظرية ينتقل المعد إلى البحث الميداني. يقوم بزيارة الميدان لإبداء الملاحظات مرة أو أكثر، ثم يسجل الملاحظات ويجري المقابلات ويسجل الانطباعات.
- وأخيراً يقوم بكتابة تقارير ميدانية تتضمن جميع الخطوات السابقة مع الربط الجيد للأفكار بشكل منظم.
أنظر أيضا: الفرق بين السنتين الهجرية والميلادية
أنواع التقارير
إن معرفة الفرق بين السجل والتقرير سيساعدك على فهم الأنواع الشائعة من التقارير، حيث أن هناك العديد من أنواع التقارير، بما في ذلك:(1)
- تقارير قصيرة.
- التقارير العلمية.
- التقارير الإدارية.
- التقارير الفنية.
- التقارير البحثية.
- التقارير الميدانية.
- والبلاغات الجنائية.
أنظر أيضا: الفرق بين أمن المعلومات والأمن السيبراني
البيانات الإدارية
يُعرف المحضر الإداري بأنه مستند إداري رسمي لجهة رسمية، يتم من خلاله توضيح الأحداث والمستندات من قبل أحد الوكلاء والمتخصصين المعينين أو المحلفين، للتعرف على وقائع اجتماع إداري، ويتضمن سلسلة من البيانات مثل اسم المحرر وصفته وتوقيعه من جهة، واسم وتوقيع صاحب المحضر، بالإضافة إلى وصف دقيق لوقائع التقرير وتحريره من قبل شخص له صفة رسمية المنصوص عليها في القانون. مثال على ذلك تقرير الشرطة والجمارك. وهي وثيقة رسمية ودليل قاطع على الوقائع الواردة فيها ولا يجوز إبطالها أو تغييرها.
أنظر أيضا: الفرق بين عدم التحديد والمعرفة
أجزاء من اللوحة
يتكون المحضر غالبا من ثلاثة عناصر رئيسية:
- المقدمة: تبدأ بمقدمة توضح بعض المعلومات الهامة والأساسية مثل الوقت والتاريخ والمكان الذي تم فيه تسجيل المحضر، وكذلك الغرض والغرض من هذا المحضر، وأسماء وأرقام وأوصاف من قام بالتدوين الاجتماع الحضور.
- جوهر الموضوع: ثم يصل إلى جوهر الموضوع الذي تدور حوله المحاضر، بحيث يعرض المعلومات والقرارات والمقترحات التي تمت مناقشتها ومناقشتها في المحضر، ولكنها تعرض بشكل متتابع وموضوعي، و ويراعي الجدول الزمني للاجتماع التسلسل المنطقي للأفكار.
- الخاتمة: ثم ننتقل إلى خاتمة المحضر الذي يحدد تاريخ ووقت إنجاز المحضر. كما يقوم المحرر بكتابة اسمه والتوقيع عليه، كما يحصل على توقيع الجمهور.
خطوات إعداد التقرير
وإذا تعمقنا في شرح الفرق بين التقرير والتقرير، وذكرنا طبيعة المحضر ومكوناته، فلا بد من ذكر خطوات إعداد المحضر:
- ويتولى الرئيس أو المدير إعداد جدول الأعمال الذي سيتم مناقشته في المحضر.
- يتم إعداد وتسجيل تفاصيل المقدمة.
- يتم إدراج الأعمال الجديدة للمناقشة ويتم مناقشة أي موضوع غير مدرج في جدول الأعمال.
- ثم ابحث عن عنوان مناسب لكل موضوع تمت مناقشته والمناقشات التي دارت حوله.
- يتم اتخاذ القرارات ويتم التصويت على المسائل التي تتم مناقشتها، ويتم فرز الأصوات وفرزها.
- كل هذا مع مراعاة سرعة سرد الدقائق وإيجازه وعدم التطرق إلى العمق وطول السرد.
- وينتهي كل هذا بخاتمة مناسبة تكمل التقرير وتنهيه.
إليكم خاتمة مقالتنا لليوم الذي التقينا فيه ما الفرق بين السجل والتقرير؟ وقد أوضح المقال ما هو التقرير، وأوضح مراحل كتابة التقرير، وذكر أنواع التقارير، ثم حدد المحاضر الإدارية وشرح مكونات التقرير وطريقة إعداده.
