يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية:يعتبر فن التقرير من الفنون الإدارية الهامة التي تساعد الموظفين والأفراد على إدارة شؤونهم الوظيفية وتقديم الاستنتاجات والتوصيات المبنية على أساس علمي متين، حيث يعتبر التقرير أحد مكونات النجاح الذي يعتمد على سرد الحقائق والأحداث من خلال… موقع مرجعي ونتعرف على التقرير وأنواعه وأهم العناصر الأساسية للتقرير.
فن كتابة التقرير
في المناهج الدراسية والأوساط الأكاديمية، هناك تداخل بين مفهومي المقالة والتقرير حيث يتم استخدام الكلمتين بالتبادل. ويعرض التقرير موضوعات وأعمال تجارية وعلمية وتقنية بالتفصيل، بينما يناقش المقال الحجج ويسعى إلى الاستدلال والتوضيحات. ويركز التقرير على بيان الحقائق بشكل رسمي، في حين أنه وثيقة صغيرة موجهة إلى جمهور محدد ولغرض محدد . كما أنه يحدد ويحلل المشكلة أو الموقف بشكل عام، وغالبًا ما يقدم مجموعة من التوصيات للعمل المستقبلي، والتي يجب أن تكون دائمًا منضبطة جيدًا ومنظمة وواضحة.(1)
مميزات كتابة التقارير
لكتابة مقالة جيدة وخالية من الأخطاء عليك اتباع الخطوات التالية التي تضمن مقالة ذات جودة عالية:
- يجب أن يكون هناك عنوان مناسب لكل تقرير حسب طبيعة المحتوى.
- ويجب أن يكون التقرير مقروءاً من قبل شخص عادي وأن تكون لغته مفهومة.
- ويجب إعداد التقرير وتقديمه خلال فترة قصيرة أو خلال فترة محددة.
- يجب أن يكون التقرير دقيقًا وموضوعيًا ومحددًا.
- يجب تضمين البيانات والمعلومات الدقيقة فقط ذات الصلة بالتقرير.
- ولا يجوز أن يوفر التقرير معلومات إلا للأشخاص المعنيين.
- الاهتمام بتنسيق التقرير وكتابة محتوياته بالترتيب.
- ويجب أن يوضح التقرير كافة التفاصيل المتعلقة بالموضوع.
- وينبغي أن تؤخذ في الاعتبار تكاليف إعداد التقرير.
- العمل على تحديد وتيرة التقارير وآلية عملها.
- يجب أن يكون هيكل التقرير جذابًا وغير ممل للقراءة.
- يجب أن يحتوي التقرير على المعلومات الحالية فقط.
يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية:
يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء: المقدمة، ومضمون الموضوع، والخاتمةويعتبر التقرير أداة اتصال تساعد على تحقيق المراقبة والمتابعة والمراجعة والتقييم بناءً على الخطة المعدة وفقاً لسياسات المنظمة التي تهدف إلى تحقيق أهدافها وطموحاتها.
إقرأ أيضاً: الفرق بين التعميم والتقرير
ما هي عناصر التقرير؟
تضمن عناصر التقرير أن يكون التقرير أنيقا وقادرا على إقناع الناس بالمعلومات الدقيقة التي يقدمها، سواء بأسلوب العرض أو بالمعلومات الواردة في التقرير، كما يجب أن يكون مكتوبا بلغة مثيرة للاهتمام تناسب ترفيه الناس القارئ، ويجب أن تكون الطريقة المستخدمة متسلسلة من حيث المواقف والأحداث والمعلومات حتى لا يتشتت القارئ ويبقى على تواصل مع الفكرة المطروحة. ندرج أدناه العناصر المهمة للتقرير لبناء مقال تقرير عالي الجودة:
- العنوان: العنوان يعطي فكرة بسيطة ومختصرة عن الموضوع الذي يريد الكاتب تقديمه. العنوان هو الواجهة الرئيسية للتقرير وهو من عناصر الجذب الهامة لتشجيع القارئ على مواصلة القراءة.
- ملخص: يقدم التقرير ملخصًا بسيطًا للموضوع الذي يعطي فكرة أساسية عن المحتوى المقدم. يجب أن يكون التقرير قصيرًا وواضحًا ومقدمًا بلغة سهلة ومفهومة يمكن للجميع فهمها.
- المقدمة: المقدمة هي الجزء الأول من عناصر التقرير. وهو الجزء التمهيدي منه ويقدم لمحة موجزة عن قيمة الموضوع، بما في ذلك كيفية توضيح تفاصيل محتويات التقرير.
- محتويات: يقدم التقرير محتوى متنوعا من الأبحاث والحقائق، بناء على سلسلة مترابطة مع وجود أجزاء من التقرير، مع مراعاة ترتيب الأحداث والنقاط التي تربط الاهتمام، والتي تندرج ضمن محتوى يتضمن مجموعة من العناوين الفرعية والعناوين الرئيسية.
- نتائج: وهي عبارة عن سلسلة من الاستنتاجات المستخلصة من التقرير. ويجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية ولها منطق مبرر. كما ينبغي أن تكون الاستنتاجات منطقية ومدعمة بالأدلة، وخالية من التحيز للنتائج، وأن تقدم النصائح والإرشادات حول كيفية المضي قدمًا.
- التوصيات: وهي من المراحل الهامة والأخيرة التي يتم فيها اقتراح عدد من الحلول التي تناسب الجميع وتساعد في التغلب على مشكلة البحث وعدم تكرارها مرة أخرى.
- المرفقات: المرفق هو الدليل الواضح الذي يوضح اكتمال المعلومات الواردة في التقرير، بالإضافة إلى معرفة النتائج والتوصيات وجميع الاستنتاجات المتعلقة بالتقرير، وفي كثير من الأحيان يرغب المعنيون فقط في الاطلاع على هذه المرفقات.
ما هي أنواع التقارير؟
هناك العديد من أنواع التقارير التي تختلف في المهام والوظائف. وفيما يلي ندرج أهم أنواع التقارير التي نعرفها:
- التقارير الرأسية أو الجانبية.
- التقارير الداخلية أو الخارجية.
- التقارير الدورية.
- التقارير الرسمية أو غير الرسمية.
- تقارير قصيرة أو طويلة.
- تقارير إعلامية أو تحليلية.
- تقرير العرض .
- التقارير الوظيفية
خطوات كتابة التقرير
فيما يلي نلقي نظرة على الطريقة التي يتم بها إعداد التقارير بشكل صحيح ودقيق:
- تحديد “الشروط المرجعية”لاتخاذ قرار بشأن الشروط المرجعية لتقريرك، اقرأ تعليماتك أو اقرأ أي مصدر معلومات حصلت عليه حول التقرير، مع التركيز على فكرة كتابة الغرض أو الدافع لكتابة التقرير.
- تحديد الإجراءات: ماذا يعني التخطيط للتحقيق أو التحقيق وكيفية كتابة التقرير.
- العثور على معلومات دقيقة: من أهم الأشياء التي يجب عليك الاهتمام بها هو العثور على المعلومات التي تحتاجها لتقريرك.
- حدد الهيكل: هناك عدد من الهياكل التي تساعد في إعداد التقارير لأنها ذات بنية متشابهة، ولكن قد تكون هناك اختلافات طفيفة.
- قم بإعداد الجزء الأول من تقريركبمجرد تحديد الهيكل الخاص بك، من المهم كتابة العناوين ثم ملئها بالمعلومات التي جمعتها حتى الآن.
- تحليل النتائج: يساعد التحليل في استخلاص النتائج حيث تقوم في الاستنتاج بتحليل نتائجك وتفسير ما وجدته.
- تقديم توصيات: تقديم التوصيات التي يمكن أن تحل المشكلة.
- صياغة وتخطيط الملخص: ولهذا السبب تتطلب بعض التقارير ملخصًا تنفيذيًا أو جدول محتويات. على الرغم من أن هذين القسمين موجودان في بداية التقرير، فلن تتمكن من العمل معهم حتى تكمل ذلك، وتنهي البنية، وتجمع البيانات. جميع التوصيات.
- فهرس: العمل على تجميع قائمة بجميع المراجع المستخدمة.
- التقييم والتدقيق: تحقق من مسودة التقرير الخاص بك.
إقرأ أيضاً: ما الفرق بين السجل والتقرير؟
مكونات التقرير
وفيما يلي نتناول المكونات الرئيسية للتقرير التي تضمن بناء تقرير متكامل من حيث المكونات الأساسية والهيكلية التي تساعد في كتابة التقرير وتقديم المعلومات بشكل مكتوب. وفيما يلي العناصر الرئيسية للتقرير:
- مقدمات:
- صفحة العنوان.
- صفحة الرسالة المصاحبة للتقرير.
- ملخص اداري .
- مكونات التقرير (الفهرس).
- المقدمة.
- نص التقرير (عرض البيانات):
- رؤساء.
- ترجمات.
- العناوين الجانبية (إن وجدت).
- ينتهي:
- ملخص التقرير.
- التوصيات.
- المراجع.
- المرفقات.
إلى هنا وصلنا إلى نهاية مقالنا عن فن كتابة التقارير. وتعرفنا أيضًا على مميزات كتابة التقرير وأجبنا على سؤال: يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية:التعرف على العناصر الرئيسية للتقرير وأنواعها، بالإضافة إلى توضيح خطوات كتابة التقرير مع الإشارة إلى مكوناته الرئيسية.
